Je mailbox voor jou laten werken en niet andersom – 5 tips

Leestijd: 3 minuten

Zie je door de mails de inbox niet meer? Ik heb 5 tips voor je om je mailbox voor jou te laten werken in plaats van andersom.

1. Meldingen uitzetten

20200904 Klaar voor de startWe weten allemaal dat het even kost om de focus weer terug te krijgen en toch laten we ons afleiden door binnenkomende berichten en meldingen. Dus zet ook de meldingen voor het ontvangen van mailberichten uit! Hoe? Dat lees je hier. Zo word je niet uit je concentratie gehaald wanneer je net dat plan/ artikel/ project aan het uitwerken bent.

2. Ontvang minder e-mailberichten

In het kader van voorkomen is beter dan genezen; zorg dat je minder berichten ontvangt. Dus meld je af voor nieuwsbrieven en meldingen die je niet leest. Voor berichten die je wel wilt lezen maar alleen wanneer jou dat uitkomt, zoals nieuwsbrieven, berichten waar je in de CC staat en Google Alerts, maak je een regel waarmee Outlook deze berichten direct in een door jou bepaalde map plaatst. Meer over hoe je dat doet.

En denk na voordat je een bericht stuurt of een uitgebreid antwoord typt; is bellen misschien sneller? Vaak voorkom je door even te bellen een lange mailwisseling.

3. Categoriseren

Mailbox categoriseren

Zelf maak ik gebruik van categorieën in Outlook om grip te houden. Dit betekent dat ik een kleur toeken aan elk bericht. Ik werk op projectbasis en organiseer de berichten daarom per project (opdrachtgever). Door de week heen heb ik tijd gereserveerd voor bepaalde projecten en pak op dat moment alle mailberichten erbij die daarmee te maken hebben door te groeperen per project. Dit door bovenin de mailbox te klikken op de kolom waarvan ik wil dat Outlook de berichten sorteert.

Werk jij liever per taak, categoriseer en organiseer je berichten dan op soort taak zoals bellen, uitwerken, beantwoorden, etc.

Bij een mailbox die door meerdere personen wordt beheert, zoals bij ons thuis de gezinsmailbox, kun je denken aan categorieën op naam. Hiermee is snel inzichtelijk voor wie welk bericht bedoeld is. Hoe je ordent, kan dus per mailbox verschillen.

4. Ordenen

Ik raad je aan op een vast moment op de dag je e-mailberichten te ordenen en dat wat je binnen twee minuten kunt afhandelen, direct te doen. Door de categorieën van cijfers te voorzien, zorg je ervoor dat de voor jou belangrijkste categorie berichten bovenaan in je inbox komt te staan. Zo heb ik naast de projecten ook de categorieën ‘0. Spoed’ en ‘WOA’ (Wacht Op Antwoord) zodat die berichten respectievelijk boven- en onderaan komen te staan.

Bevestigingen van (online) bijeenkomsten

Wist je dat je e-mailberichten ook naar je agenda kunt slepen? Superhandig voor berichten met informatie over een bijeenkomst, bijvoorbeeld de locatie of de link naar de online omgeving. Die zet je op de juiste dag in je agenda, hoef je er niet meer aan te denken totdat het zover is. Belangrijke informatie heb je zó gevonden.

5. Opgeruimde mailbox staat netjes

pexels solen feyissa 5744250

Mailtjes die je hebt afgehandeld verwijder je uit je inbox. Je kunt hiervoor een algemene map maken, zoals ‘afgehandeld’, of uitgaan van een mappenstructuur die aansluit op de categorieën die je gebruikt. Of laat Outlook je een handje helpen door het bericht te archiveren. Het bericht blijft vindbaar voor de (prima) zoekfunctie en leidt jou niet meer af.

Een andere functie van Outlook is ‘Map opschonen’, ga op de map staan en met de rechtermuisknop ga je naar ‘Map opschonen’. Hiermee worden alle berichten die geen unieke informatie bevatten door Outlook verplaatst naar de verwijdere items. Denk bijvoorbeeld aan een mailwisseling waarvan alleen het laatste bericht, die de hele wisseling bevat, wordt bewaard. Scheelt ruimte en brengt overzicht.

Ten slotte, hoe jij prettig werkt is het uitgangspunt voor de organisatie van je mailbox. Dus heb jij liever een lege inbox dan een mailbox als to-dolijst, maak dan mappen aan in plaats van categorieën waar je de mailtjes in plaatst.

Weten wat je nog meer kunt doen? Neem vrijblijvend contact met me op.

Meer informatie

Over bewust omgaan met je tijd lees je het artikel Tijd is schaars, hoe ga je daar bewust mee om
Of zet de 4 stappen naar minder stress, meer focus en grip op tijd