Organiseer je werk vóór het jou organiseert

De meivakantie loopt ten einde. De broodtrommels worden weer gepakt, de agenda vult zich en ook je mailbox laat weten dat je gemist bent. Eén blik op je scherm en het is alsof je vakantie niet eens heeft plaatsgevonden.

Tijd om weer grip te krijgen op je werkweek

Mail is vaak ons startpunt op een werkdag. Daarmee is het tegelijk een goed voorbeeld van hoe we in ons werk steeds vaker achter de feiten aanlopen. Want hoe vaak gebeurt het niet: je dag begint met een ‘even m’n mail bijwerken’ en voor je het weet ben je twee uur verder, nog vóór je echt aan iets toegekomen bent. Je laat je leiden door wat binnenkomt, in plaats van dat je werkt aan wat jij belangrijk vindt.

Werken op de automatische piloot

Het probleem zit ‘m niet alleen in de hoeveelheid werk, maar vooral in de manier waarop we ermee omgaan. We laten ons leiden door meldingen, vragen van anderen en een volle inbox die altijd nét iets dringender voelt dan het werk dat je zelf had gepland. Zonder dat je het doorhebt, werk je de hele dag op de automatische piloot.

Herkenbaar? Dan is het tijd om het stuur weer in eigen handen te nemen.

Van reageren naar regie

Wat helpt, is – het zal je misschien verbazen dat ik dat ga zeggen 😉 – om je werk te organiseren en structureren, in plaats van het je te laten overkomen. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar ook dit begint met kleine stappen en het maken van keuzes:

• Werk in blokken. Plan tijd per project of per taaksoort. Bijvoorbeeld: dinsdagochtend bellen, vrijdagmiddag mail bijwerken.
• Kijk vooruit. Sluit je werkdag af met een blik op morgen. Wat wil je afronden, waar zit je ruimte? Leg of zet dingen alvast klaar zodat je morgen direct wordt uitgenodigd daarmee te beginnen.
• Zet meldingen uit. Laat je niet telkens onderbreken. Sluit programma’s als Outlook en Teams even helemaal af als je gaat zitten aan dat rapport of verslag.
• Urgentie van een ander = niet automatisch jouw urgentie. Kies bewust waar je op inhaakt. Check hoe de Eisenhower matrix je daarbij kan helpen.
• Werk MONO. Eén taak tegelijk geeft meer rust én betere output.
• Schrijf van je af. Taken in je hoofd houden kost energie. Door ze op papier of in een overzichtelijke tool te zetten, doe je aan cognitieve offloading — en dat schept ruimte in je hoofd.

Overweeg of je je werkmail op je telefoon nodig hebt. Vaak is het niet het handigste device om mee te antwoorden — waarom jezelf dan wel de onrust bezorgen?

E-mail is slechts één kanaal

Natuurlijk blijft e-mail een belangrijk communicatiemiddel. Maar het hoeft niet het stuur van je werkdag te zijn. Dat geldt eigenlijk voor alle berichten die op je afkomen — Microsoft Teams, WhatsApp, Slack, Zoom, SharePoint, intranet, medewerkersapps en meer. Juist omdat er steeds meer communicatiekanalen bijkomen, is het belangrijk met je collega’s af te spreken wat je waarvoor gebruikt. Zo voorkom je verwarring, dubbele communicatie of dat een spoedvraag blijft liggen terwijl jij bewust offline werkt.

Tot slot

De overgang van vakantie naar werk hoeft geen onbeklimbare berg te zijn. Door een paar bewuste keuzes te maken — over wanneer je werkt, waaraan en op welke manier — geef je jezelf structuur. En dat geeft ruimte voor overzicht, rust en betere resultaten.

Meer grip op je werkdag, meer over…

• hoe je je werk zo indeelt dat je wel lekker je taken kunt afvinken
• het organiseren van je mailbox
• welke kanalen gebruikt worden binnen organisaties