Je hebt misschien geen planningsprobleem

Stel, je werkt 32 uur per week en iedere week ligt er voor ongeveer 40 uur werk. Je agenda is volgepland met allerlei meetings, je haalt deadlines niet of nauwelijks, er komt van alles tussendoor en aan het einde van de week zijn er opnieuw dingen niet af.

Jij of je leidinggevende begint dan waarschijnlijk wel een gesprek. Stel je voor dat hij of zij dan vraagt: Heb je al geprobeerd beter te plannen? Die vraag is een keer misschien voor de hand liggend, maar als dit week na week gebeurt, hoop ik toch dat er op een gegeven moment iemand naar de rekensom kijkt en tot de conclusie komt dat die 40 uur werk niet ineens in een 32-urige werkweek past doordat je een betere agenda gebruikt.

En hoe onlogisch het ook klinkt, thuis is dit vaak wat er gebeurt. Als het huishouden niet lekker loopt, zoeken we de oplossing al snel in een betere planning. Bijvoorbeeld met behulp van een huishoudschema, een gezamenlijke agenda en een to-dolijst. Misschien zelfs door eerder op te staan (wat dit avondmens echt niet lukt, haha).

En begrijp me niet verkeerd: dat kan allemaal helpen, ik help daar geregeld bij. Maar ik zie ook dat het soms niet in een slechte planning zit, maar meer in te veel van je week verwachten. Meer dan erin past. Als er structureel meer werk ligt dan er tijd en energie beschikbaar zijn, heb je niet per se een planningsprobleem. Dan heb je een capaciteitsprobleem.

Op je werk zou je dit allang anders noemen

Ik werd daar de afgelopen tijd ook regelmatig zelf mee geconfronteerd. Want ik ben nogal geneigd om veel dingen leuk en belangrijk te vinden. Mijn werk voor klanten, mijn bedrijf, andere projecten, sporten, thuis dingen regelen en tijd met mijn gezin doorbrengen. Als iets waardevol is, vind ik al snel dat het dan ook gewoon moet passen.

Helaas, zo werkt het niet. Ik ben bijvoorbeeld onlangs gestopt met iets wat ik graag deed: mijn vrijwilligerswerk voor de beroepsvereniging NBPO. Hoe belangrijk ook, het paste gewoon niet meer. En dat is eigenlijk een heel gewone conclusie. Tenminste, op het werk.

Daar kijken we naar hoeveel mensen en uren beschikbaar zijn en hoeveel werk er ligt. Als die verhouding niet klopt, moet je iets aanpassen. Sommige dingen worden uitgesteld, geschrapt of anders georganiseerd, of de capaciteit wordt tijdelijk uitgebreid. Je verwacht meestal niet dat iedereen gewoon een beetje harder gaat lopen tot het alsnog past.

Thuis zijn we wél geneigd dat stapje harder te zetten en te denken dat als we even doorzetten, het wel gaat lukken en er daarna rustiger tijden in het verschiet liggen. Alleen breekt die rustige periode gek genoeg zelden spontaan aan.

Thuis behandelen we het werk vaak als een gegeven

Thuis is het ook lastiger om goed te zien wat we even kunnen laten liggen. De was doet zich, alle AI ten spijt, zelf niet, elke dag een warme maaltijd wordt gewaardeerd, kinderen hebben school en buitenschoolse activiteiten (los nog van het feit dat hun schooldag tot 15 uur duurt en onze werkdag tot 17.30 uur…), er zijn leuke en minder leuke afspraken, administratie, boodschappen, schoolberichten, sportspullen, verjaardagen en al die andere kleine dingen die op zichzelf weinig voorstellen en bij elkaar op mysterieuze wijze een volledige managementfunctie vormen.

Veel daarvan moet inderdaad gebeuren. Maar ergens sluipt er nog een tweede categorie tussendoor: dingen waarvan we zijn gaan vinden dat ze óók moeten. Elke dag gezond koken bijvoorbeeld, regelmatig sporten, genoeg ontspanning, een goede ouder, buur, partner en vriend(in) zijn… Begrijp me niet verkeerd, die dingen vinden we vaak ook echt belangrijk.

Maar als het allemaal niet lukt, denken we al snel dat we onszelf beter moeten organiseren en dingen nog wat efficiënter moeten doen en plannen. Terwijl je je ook een andere vraag kunt stellen: is de hoeveelheid werk die ik van mezelf verwacht eigenlijk wel in verhouding tot de capaciteit die ik heb?

Capaciteit is meer dan een paar lege uren

Daarbij helpt het ook niet dat capaciteit zich slecht laat aflezen uit een agenda. Je kunt op woensdagavond twee lege uren zien staan en denken: mooi, daar kan dit nog wel.

Maar twee lege uren betekenen niet automatisch dat je ook nog twee uur energie, aandacht en geduld beschikbaar hebt. Zeker niet na een werkdag, een kind dat zijn sporttas kwijt is en een discussie over waarom tandenpoetsen vandaag ineens een volstrekt onredelijke eis lijkt.

En dan hebben we het nog niet eens over dingen die onverwacht langskomen. Deze week besloot bijvoorbeeld mijn wasmachine dat hij niet langer wenste mee te werken aan de bedrijfsvoering van ons huishouden.

Onhandig, en het vraagt weer wat organisatie zolang de monteur nog niet is geweest (drie weken!!). Maar zoiets is niet alleen onhandig omdat je ineens een kapot apparaat hebt. Het is vooral onhandig als je planning alleen werkt zolang er niets misgaat.

Misschien hoef je dus niet beter te plannen

Dat is voor mij een belangrijk verschil. Op het werk zouden we bij structureel te veel werk niet alleen naar de agenda kijken. We zouden naar capaciteit kijken.

En misschien mogen we dat thuis ook wat vaker doen. Dus in plaats van te starten met de vraag hoe je het allemaal voor elkaar gaat krijgen en in welke verloren vijf minuten, kun je beter beginnen met de vraag of het eigenlijk allemaal wel past in de tijd en energie die je hebt.

Want als het antwoord nee is, helpt het niet om nóg slimmer te schuiven. Dan ligt het probleem niet bij jouw planning. Dan klopt de rekensom gewoon niet.

En als die rekensom niet klopt, moet er dus ergens iets veranderen aan wat je probeert te doen. Niet alles kan tegelijk voorrang krijgen. Wat is in deze fase echt belangrijk? Wat mag even minder, wat kan wachten en waar wil je je beschikbare tijd en energie juist wél aan besteden?

Daar begint prioriteren. Dus niet door nóg efficiënter te worden, maar door keuzes te maken over waar je capaciteit naartoe gaat. Daar schreef ik eerder al uitgebreider over in Tijd is schaars, hoe ga je daar bewust mee om?.