Administratie ordenen, niet direct een klusje om warm voor te lopen… Toch helpt het, net als bij je spullen, dit goed te organiseren. Met een systeem voor je administratie:
- Bespaar je tijd
- Heb je altijd inzicht in je beschikbare budget
- Bespaar je geld
- Draag je bij aan een opgeruimd huis (en we weten, dat brengt rust!)
Administratie ordenen bespaart tijd
Doordat jij precies weet waar je wat kan vinden, ben je geen – onnodige – tijd kwijt aan het zoeken van dat ene garantiebewijs of polis. Ook helpt het je sneller je belastingaangifte te doen en je binnenkomende post direct te ordenen. Je kunt maar beter zo min mogelijk tijd besteden aan de dingen die niet zo leuk zijn…
Inzicht in inkomsten en uitgaven
Door een goed systeem voor je administratie te ontwikkelen, krijg je inzicht in welke betalingsverplichtingen jullie hebben. Hiermee voorkom je betalingsachterstanden en dus eventuele boetes (incassokosten en wettelijke rente).
Met je administratie op orde heb je ook inzicht in het beschikbare geld. Daarmee kun je een budget vaststellen voor bijvoorbeeld cadeautjes, dagje uit of kleding. Dus maak een jaaroverzicht van (verwachte) inkomsten en uitgaven en zie welke financiële ruimte er is.
Administratie ordenen bespaart geld
Maak een jaaroverzicht van alle inkomsten en uitgaven en krijg inzicht in jullie uitgavenpatroon. Bespreek en bekijk het overzicht regelmatig. Vraag je af of bepaalde uitgaven nodig zijn en zo ja, of het misschien voordeliger kan. En kijk eens of je meer financiële ruimte kunt krijgen. Bijvoorbeeld door kleding die niet gedragen wordt te verkopen. Of misschien heb je wel recht op een toeslag.
Opgeruimde administratie, opgeruimd huis
Doordat je precies weet waar welk poststuk hoort, ruim je snel op. Dus geen stapeltjes papier op de eettafel, op kasten, of waar dan ook, die op een constante zwerftocht door je huis lijken te zijn. Wat een rust.
Hoe pak je het aan – je administratie ordenen
Het hebben van inzicht in je administratie wordt steeds complexer. Sommige dingen ontvang je op papier, andere via e-mail, en weer andere via het online systeem van de organisatie waar jij een dienst afneemt. Hoe orden je al die binnenkomende stromen?
Papier of digitaal
Maak allereerst een keuze voor een digitaal systeem of papier, wat vind jij fijner? Richt vervolgens je systeem daarop in. Kies jij voor een digitaal systeem, dan past daar een overzichtelijke mappenstructuur op je computer bij. Kies je voor een papieren systeem, dan past daar een map met tabbladen bij.
Mappenstructuur
Begin met een paar hoofdonderwerpen zoals belasting, gas – licht – water, kinderen en abonnementen. Zorg dat in de administratie van jouw voorkeur, je alles kunt vinden. Dus print uit als je de voorkeur aan papier geeft, en scan – dat kan met je mobiele telefoon – de papieren documenten die je niet digitaal hebt.
Inkomende post
Of je nou hebt gekozen voor een papieren of digitale administratie, zorg voor een verzamelpunt voor je post. Van daaruit bepaal je of je er wat mee moet doen en zo ja wat (betalen, reageren).
Zorg er dus voor dat alle digitale post wat met (de administratie van) jullie gezin te maken heeft, ook op één gezamenlijk e-mailadres binnenkomt. Dan hebben jullie als overzichtelijk bij elkaar. Fysieke post verzamel je in een bakje.
Onderhoud – vaste momenten
Door vaste momenten voor het afhandelen en opruimen van je administratie in te lassen, houd je grip.
Dagelijks
Open elke dag je post en je mailbox en beoordeel wat je ermee wilt doen; weggooien, reageren, betalen of bewaren.
Wekelijks
Prik een vast moment in de week voor het afhandelen van de acties die je gedurende de week hebt verzameld. De papieren die je hebt afgehandeld, plaats je in een bak of berg je meteen op in de map.
Maandelijks
Werk zo nodig het overzicht van inkomsten en uitgaven bij en bepaal of actie nodig is. Bijvoorbeeld extra geld opzij zetten, een extra besparing of omdat een abonnement bijna afloopt.
Jaarlijks
Heb je je afgehandelde papieren post in een bak verzameld, berg die dan nu op in een map. Vergeet niet, wanneer je digitaal je administratie bijhoudt en je dat nog niet gedaan hebt, de afgehandelde stukken te scannen en in de juist map op te bergen. Gooi ook weg wat niet meer geldig is zoals verzekeringspolissen.
Meer tips – administratie ordenen
Het Nibud heeft in een aantal beschreven hoe je een goede administratie kunt opzetten èn onderhouden.
Kijk of je recht hebt op toeslagen met de rekenhulp van de belastingdienst.
Voor hoe je met je mobiele telefoon documenten kunt scannen, raadpleeg je de tips van Computer! Totaal.
